2019年,我的极简高效生活管理法

释放双眼,带上耳机,听听看~!

经常有读者问到,我平时如何管理任务、知识、各种琐事……

所以,索性做了这么一个总结。也算是年底回顾的一环。

希望能够为你新的一年,提供一些启发。: )

1. 工作

许多朋友可能会觉得:我手里有那么多事情、项目要做,一定非常忙吧?日程表排得密不透风那种?

其实不是的。

我奉行一个原则,叫做「弹性原则」。什么意思呢?一件事情到了手上,我第一时间一定会去思考:

  • 这件事情不做会有什么影响?能不能不做?

  • 这件事情最晚什么时候需要完成?

  • 我能否把它移交给别人?能否简化掉任何部分?

  • 我需要做到什么程度为止?60分、80分,还是100分?

在这种情况下,我会先对手上所有的事情做一个整体的检视,再挑出那些不得不做的,给它们安排一个大致的时间范围。

这就是我之前提到过的「全景思维」:一定不要着眼于每一件任务,而是不断地把视角在「整体」和「局部」之间来回转移,先对自己的一整周、一整天做一个大致规划,做到心里有数,再集中精力,去处理那些「不得不做」的事。

因此,我这两年进一步简化了自己的工作管理清单,现在只留下这么三个:

  • 本周安排:所有需要在这周内完成的事情

  • 持续跟进:没有时间限制,但需要时不时去跟进的事情

  • 安排规划:除此之外的其他事情

简而言之,流程是:

1)当拿到一个新任务时,我会先用上面的「弹性原则」问一下,如果能不做,直接丢掉。

2)如果必须得做,我会去思考:它最晚的截止时间是多少?如果是本周,则留出一定的提前量(避免自己陷入「帕金森效应」),再把它排进「本周安排」,写上具体的日子。

在丢进「本周安排」时,也有几个 Tips:

(1)我会首先给自己每天预留大约4-5小时的时间。然后,预估这项任务所需要的时间,再看周一是否已经排满。如果满了,就看周二;如果也满了,就看周三……以此类推。

(2)如果这项任务会「锁住一段时间」(比如周六下午需要开一场会议),我会标上具体的时间段,告诉自己:这段时间已经被锁住了,记得从每天的「预留时间」里扣除掉。

(3)如果这项工作没有明确的截止时间,我就丢进「本周安排」,但不加日期。这样当按日期排序时,它就会出现在「无日期」里,再见缝插针去做。

3)如果这个任务是一个长期的、跟进性质的事项(比如跟进外包出稿),那么就丢进「持续跟进」。

4)如果都不是,则扔进「安排规划」里面。

5)然后,每周日,我会对所有「本周安排」里面的事情做一个总体回顾,再打开「安排规划」,按照前面的流程,把所有有待完成的事项,继续分门别类丢进这三个清单里面。

这样的好处在于:一方面,你可以保持自己的任务清单非常清爽,能够高效聚焦到「所有必须做的事情」上;另一方面,当你切换到「全景模式」时,你又能对大局有一个清晰的纵览,对自己的时间分配心里有数。

可能有些朋友会记得我在 中提到的「AFD 管理法」。这个方法被弃用了吗?当然不是。我会用另一个维度 —— 标签,来作区分。

简而言之,所有的任务默认都是「Action」(行动)。而如果它属于「Focused」(思考)或「Dessert」(恢复精力),就给它打上一个 F 或 D 的标签。这样,需要时,点击标签,就一览无余了。

另一方面,标签的另一个妙用,是用来作「情境筛选」

比如我经常出门,那就会设一个标签,叫做「在外」。平时需要出外做的事情,通通打上这么一个标签。等我下次外出时,忙完手头的事情,就会打开这个标签,看一下,有什么事情可以顺手解决掉。

再比如,我平时会收藏一些有趣有用的学习材料、文献,但我不会把它们丢在收藏夹里,而是在任务清单建一个标签,叫做「学习」。这样,当我腾出整段时间时,打开这个标签,就能看到所有「待学习」的资料。

再比如,我经常去深圳出差,那我甚至会新建一个标签,叫做「深圳」。把所有想去的店、想逛的地方、想体验的东西,全部打上标签。这样,就非常方便我按图索骥。

简而言之:我会用两个维度对自己的任务进行拆分和安排。一个是清单,它是一个固定的分解,用来安排和规划日程;另一个是标签,它可以灵活按照自己的实际情况去设计,涵盖所有可能涉及的情境,方便你第一时间做出筛选。

下面是一些相关的旧文,可以参考:

2. 信息

在各位读者向我咨询的问题里,最常见的问题之一,就是:L先生,你究竟是怎么做自己的知识管理的?

其实说来惭愧,我不怎么做知识管理 —— 因为我所奉行的原则,是「流」的原则:

一切知识必须能够流动起来,用起来,它才会产生价值。否则,就只会成为「死物」而已。

想一想,你有多少文章、链接、信息,堆积在仓库里,从来不曾用过?

所以,我现在用的笔记结构,是我从「流」的特性出发,结合知识体系构建的原理,重新优化的「INK-P」笔记法。

具体而言,它分为 4 个笔记本:

Inbox(待处理):所有一切接收到的信息,全部放在这里,再定期慢慢分发。

Note(备查):从 Inbox 得来的知识点,当我把它补充完善之后,就把它做成一张知识卡片,存入 Note 里面。

Knowledge(主题):对应着我在 中讲的「主题」。简单来说,它包含两种:

一是我对一个小的主题的积累和阐述 —— 比如「行为遗传学」和「为什么人会越来越狭隘」。但凡产生新的想法、获得新的认知,我就把它们放进去,补全这个主题;

二是一些长期有效、需要时刻更新的东西。比如推荐给大家的书单,我常看的信息渠道(后面也会总结出来分享给大家),关注的全球大事件,等等。

最后,这些信息的归宿,都会去到Project(项目)里面。一旦我觉得对一个主题的理解足够完整了,得出了一些结论,我就把它移动到 P 里面,要么作为文章输出出来,要么,作为一个方法论或方案,在实践中试行,并把反馈、心得和注意点更新到这页笔记里面。

另外还有一个笔记本,「归档」,下面会提。

这里着重提一下 Inbox。

它同样有两个作用。一方面,它作为一个收集箱而存在:我所有第一时间产生的想法、获得的知识,包括灵感、备忘录、读书笔记,都会先丢到 Inbox 里面,等待分发。

另一方面,它又可以作为一个工作桌:放在 Inbox 里面的东西,就是我还没有「完全处理妥」的信息。我只要打开 Inbox,就可以知道,我还有哪些信息需要处理,需要把它们用起来,或者内化。

举个例子:我做智识营的时候,当我产生任何灵感时,我就会在 Inbox 里新建一页笔记,把灵感写上去,然后打个标签「智识营」。

直到我将其中某几页笔记整合起来,完成一篇延伸阅读,或者成为某一课的某个知识点,我再把新的这个产出,放到 P 里面,留着更新和备用;把这些原材料直接删掉,或者从 I 里面放到「归档」笔记本里。

这就是一个完整的「流」:

  1. 所有的信息统一收集到 I 里面,并时刻提醒我,我还有多少信息「待处理」;

  2. 经过主题阅读补充完善的信息,做成一张知识卡片,放进 N 里面,备查;

  3. 把若干张知识卡片整合起来的结果,或者需要时刻更新的内容,放到 K 里面;

  4. 最后,这些成果若是能够实践、输出、应用,再转移到 P 里面,成为一个「项目」。

更进一步,信息处理和任务清单,其实是必须要结合起来的。

比如:放进 P 里面的项目,我会把它进行拆解,分拆成可以行动的步骤,再写进任务清单的「本周安排」里面。

举个例子:我刚接触到一款不错的软件,那么可能会在 P 里面新建一页笔记,标题为「XX软件使用体验」。然后在前文的任务清单里写上「试用XX软件」和「记录试用体验」。

等我试用完成,我再把体验和感受,更新到笔记本的「XX软件使用体验」里面。

这样,就完成了一个流动的「流」,一个完整的闭环。

另外,我做任何笔记时,如果有一些行动的想法(比如查询某个术语),我会标上「td」(表示 todo)。这样,当我每天整理、检阅时,搜一下「td」,就能找到所有需要采取的行动,再分门别类写入任务清单里。

下面是一些相关的旧文,可以参考:

3. 项目

这里的「项目」跟信息里面的 P 有什么区别呢?为什么要单独拎出来呢?

你可以理解为:信息里面的 P,是小项目 —— 比如一篇文章的构思,一个软件的试用……而这样的「项目」,是大项目。它一般长达几个月,有非常繁琐的信息和任务,需要不断去干预和跟进。

那么,我会在 P 里面,新建一页笔记,叫做「项目总控」,把所有这样的项目通过笔记内链放进去,作为一个总的索引。

然后,对每一个具体的大项目,我会再分别做一页笔记,把它分成三部分:

  • 跟进:需要我主动去做的事情。

  • 记录:每次有大的动作、或是取得了阶段性成果,就把它的概况记下来。

  • 备忘:跟项目相关的信息,方便及时查阅。

还是拿智识营为例。在我的「智识营2.0」项目笔记里面,「跟进」,可能就包含诸如:还有哪几课的内容有待梳理;要加入哪些知识点;要出哪些资源分享和延伸阅读……;

「记录」,可能就包含:几月几日完成某一课的录制,哪些地方可能是重难点,等等。

「备忘」,可能就包含比较重要的链接,比如大本营地址,课件下载地址,总索引地址,等等。

这样,这个项目进展到哪里,还有哪些要做的事情,就一目了然了。

下一步,就是把「项目」跟「工作」挂钩起来。

这里,项目笔记里面的「跟进」,是我用来整理思路的地方。每次需要推进项目时,我就把脑子里的想法列出来,纵览一遍。确实需要做的,写入「任务清单」里面;其他存在的问题、障碍、可能性,留在「跟进」里面,等待我进一步去加工和处理。

同样,在任务清单里,做完了一件事情,我会在每天结束前,对自己每天做一个回顾,再把重要的信息写进「记录」里面。

当一个项目彻底完成了,它里面的「跟进」和「记录」,就会成为我复盘的绝佳工具,可以为我提供当时的经验、思考和心路历程;它的「备忘」,也很方便我进行钩沉,找出之前用过的信息。

这时,我会给它的标题标上「已完成」,放进归档里面,或者留在 P 里面,以备不时之需。

4. 生活

以上几点,就是我生活里较为主要的部分。接下来聊聊一些轻松的。

1)日记

我会在每天晚上大约9-10点,对自己的一整天做一个回顾,记录今天做的事情、学到的东西、留下的想法 —— 其实瞥一眼任务清单、项目笔记和 Inbox 就行了,很轻松。

这些日记放在哪儿呢?同样,我会在笔记软件新建一个笔记本,叫「日记」,再按照月份新建笔记:如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……

这里要给大家推荐的一个小习惯,是:我会在每一页日记的最上方,留出一片空白,用来写「每周精华」。

什么意思呢?当我结束这一天的学习和工作,我会把那些最重要的收获和成长,写在这个「每周精华」里面。直到完成一个月的日记,凑齐了4份「每周精华」,再在上面写一个「每月精华」。里面留下的,就是这个月最精辟的总结和思考。

这样,当我打开「2019.11」这一页时,我先看到的是最上面的「每月精华」,再往下,是4个「每周精华」,接着往下,才是每一天的具体记述。

这可以非常有效地帮助你,对自己的生活进行总结、提炼和思考,更具体地看到自己每一天的成长。

(2)财务

我自己试用过很多记账法,但全部以失败告终 —— 原因很简单:我实在受不了这样的生活:每一笔收入和支出都要巨细靡遗地写下来,如果发现账不平,就要去检索自己的账单,看漏了哪一笔……

对于我这样的懒人来说,这实在太麻烦了。

所以,我现在的记账思路,是这样的:采用「预算编制法」。每年给自己编制一个预算,然后每周、每月统计一下支出,大概看一下有没有超预算,就可以了。

这种思维,就叫做「黑箱思维」:我们把具体的出账入账看作一个黑箱,那么,只需要抓住起点(预算)和终点(总支出),就可以了。

具体怎么操作呢?

首先,一切支出都可以划分为「固定支出」和「可变支出」。前者诸如房贷,车贷,孩子教育费用,长辈补贴家用……这些支出每年基本是稳定的,不会有太大变化。

而「可变支出」呢,其实也可以分为两部分:正常值,以及异常值。

什么意思呢?其实,每个人的生活轨迹,大致都是趋于稳定的:每个月的吃穿用度,大抵会在一个平均值附近波动。所以我们主要跟踪的,就是那些超出了「日常生活」的「大额支出」。

比如:朋友结婚的红包,家里添置的电器,旅游费用,诸如此类。

所以,我的建议是:直接建立一张 Excel,分成三部分:

  • 固定支出:每年所有的固定支出,直接算出一个总值。

  • 大额支出:给自己设定一个阈值(比如500、1000),当每次产生超阈值的支出时,就记下来。

  • 预算及日常支出。详见下文。

第三点非常简单。把所有可变支出绑定同一张银行卡,或者同一个账号。这样,每个月做总结时,只需要看一下当月的「期初余额」+「转入总额」,减去「期末余额」,再减去「大额支出」,就能看到自己这个月的「正常值」是多少。

用这套方法,你就可以摆脱繁琐、无谓的记账操作,任何时候审阅预算和实际消费,都能一目了然。

3)物品

每个人的家里肯定都有一堆物品。可能是你趁打折时淘来的囤货,也可能是你旅行时收集的纪念品……它们或许有用,或许无用,但总是免不了要面临一个问题:

家里的收纳空间越来越满,各种物品日益剧增;但需要用到某件东西的时候,却老是找不到。

所以,我会建议你用一个「四象限整理法」,来处理家里的物品。

简而言之,可以每个季度对所有物品做一次大整理,然后按照这个策略去归类、行动:

再配上收纳箱、收纳盒,贴上标签,就能做到井井有条了。

最后,附上一个简单的流程梳理:

一切策略都要保持一个平衡:足够轻巧,可以无需耗费脑力去践行;同时又足够完备,能够对生活起到规范作用。

另外,也要切记一句话:

一切方法,最终一定要以「适合自己」为导向。

一定不是人去适应方法,而是方法去适应人。

与大家共勉。: )

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12 条回复 A文章作者 M管理员
  1. 楠楠老师

    写的不错,加油!

  2. 难过扯丝袜

    不错!

  3. 猎豹阳光

    点赞是不可能点赞的

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